Les défis du contrôle de factures Télécoms

Le contrôle des factures demande des ressources et des compétences supplémentaires.

     Environ 80 % des factures télécoms ne sont pas contrôlées de manières exhaustives. Soit parce que les processus de traitement de factures sont basés sur l'utilisation du papier, soit parce que les factures détaillées ne sont pas disponibles ou sont trop volumineuses. La vérification de factures opérateurs représente  un véritable fardeau pour les responsables financiers ( la direction financière, le contrôleur de gestion télécoms, la direction d’achats en charge de télécoms). L’absence du temps fait que les entreprises valident souvent de manière globale les dépenses télécoms en examinant périodiquement l’évolution du montant total des factures.

     L’opacité des factures télécoms, les changements fréquents du périmètre Télécoms et l’absence d’un traitement automatisé sont souvent source d'erreurs et de dépenses injustifiées pour les entreprises.

Les symptômes d’un traitement inefficace de factures opérateurs.

• option ou abonnement non utilisé, non autorisé, incorrect ou en doublon,
• lien surdimensionné,
• résiliation oubliée,
• tarif mal appliqué,
• imputation de coût erronée,
• paiement en retard,
• remise perdue,

Par exemple pour un téléphone mobile non utilisé.

• Quelle en est la raison ?
• L’équipement est-t-il perdu ?
• L’utilisateur a-t-il quitté l’entreprise ?
• le mobile est-il hors usage ?
• Le processus d'approbation est-il à l'origine de ce problème ?
• Y a-t-il une source d’économie ?

     Vous pouvez répondre à ces questions qu'après avoir analysé l’historique d’abonnement, de consommation et d’affectation du mobile en question.

     Le principal défi à relever  provient du  traitement fastidieux des masses  de données de chaque étape :

• Collecte des factures provenant de fournisseurs ou centres de coûts: lettre, fax, e-mail, EDI.
• Coûts importants et risque d'égarer les documents associés aux opérations manuelles de transfert ou d'expédition.
  

• Erreurs générées par la saisie manuelle des données dans le système de comptabilité.
• Surcroît de main d'œuvre pour plusieurs centres de coûts et plusieurs devises
  
  

• Contrôles de détails de factures en vérifiant chaque ligne de factures, les montants totaux et les sous-totaux, opération qui est très chronophagie et fastidieuse.
• Intervention de plusieurs département est source de conflit potentiel entre l’Opérateur, le gestionnaire du parc et le contrôleur de gestion.

• Délais supplémentaires dus à l'acheminement et au traitement, ainsi qu'aux procédures de signatures qui peuvent mobiliser plusieurs services, parfois situés dans plusieurs pays.

• Impossibilité de maximiser les avantages financiers associés aux délais de règlement tels que les remises pour paiement anticipé, les pénalités liées aux règlements en retard, les remises sur le volume de consommation.

• Incapacité à auditer le traitement des factures et leur règlement.
• Incapacité à ventiler correctement les dépenses sur les  différents services.
  

Les 5 principaux symptômes d'un processus inefficace de traitement de factures Télécoms :

1. Direction et managers mécontents de l’évolution de dépenses.
2. Ecart croissant entre le périmètre Télécoms (équipement, abonnement, option, effective) facturé et la réalité du parc
3. Pénalités de retard, absence de remises
4. Processus de rapprochement approximatif et processus de règlement trop long
5. Reporting inexistant ou insuffisant

     Si vous constatez l'un de ces symptômes, renseignez-vous sur la solution VALIFACT de TR2M pour le traitement des factures opérateurs.